Преимущества систем электронного документооборота

Преимущества систем электронного документооборота

Бизнес-процессы на предприятиях технологического сектора, очень сложны и масштабны, для повышения эффективности имеют значение этапы подготовки и структурированное хранение документов, сохранение промежуточных версий документов и версионный контроль. Не менее значимую роль играют организация поиска информации и обеспечение оперативного доступа к необходимой и актуальной информации, сообщение всем заинтересованным лицам об изменениях в документации, и, конечно проектное согласование.

Система автоматизации документооборота от atlas-soft.ru – решение для управления инженерно-конструкторской документацией предприятий, работающих в сфере технологического производства, которое способно обеспечить оптимизацию процессов, сократить издержки на производство документации, повысив при этом качество этой документации и точность, содержащейся в ней информации.

В результате предприятие получит повышение производительности и эффективности бизнес-процессов, экономию времени и средств на ведение документооборота. Что приведет к росту прибыльности предприятия. Принятие оперативных решений, и сокращение времени на согласования, положительно скажутся на имидже компании, что естественно не замедлит сказаться на росте количества заказчиков.

Система автоматизации документооборота воспринималась как часть фантастического романа, сегодня же все больше передовых предприятий воспринимают необходимость автоматизации, используя софт от atlas-soft.ru, как должное.

Проблемы внедрения

Электронный документооборот может быть успешно внедрен на любом предприятии. Однако некоторые компании отказываются от СЭД. Причина – недостаточно серьезное отношение к выбору системы электронного документооборота.

Среди используемых предприятиями сегодня систем многие разрабатывались для конкретных целей и первоначально имели узкую специализацию, например программа для работы с электронной почтой или с короткими мгновенными сообщениями, инструмент для автоматизации канцелярии или база для ведения архивов. Со временем функционал этих продуктов дорабатывался и расширялся, чтобы удовлетворить требованиям рынка. Однако изначально, при создании этих программ, подобное изменение функциональности не было предусмотрено, поэтому созданные подобным образом системы, не всегда достойного качества и в них четко прослеживаются следы бухгалтерских инструментов, или инструментов архивариуса. Такие «СЭД» применять довольно небезопасно и очень неудобно.

Существует несколько более удобный и безопасный вариант – когда функциональность увеличивается за счет комбинирования отдельных подсистем таких, как подсистемы:

— автоматизации делопроизводства;
— электронный архив документов;
— хранения образов бумажных документов;
— маршрутизации документов;
— комплексной автоматизации бизнес-процессов

Программные и аппаратные ресурсы

Нужно заранее уточнить, какие программные ресурсы будут необходимы для корректной работы СЭД, и обсудить вопросы приобретения и лицензирования этих продуктов. С аппаратными ресурсами проблем обычно не возникает.

Первое и основное – операционная система. Скорее всего, она будет разная для сервера и клиентской части, уточните, работает ли данный продукт на уже установленных операционных системах. Узнайте, какая система управления базами данных необходима для работы с выбранной СЭД.  Не забудьте выяснить совместимость документов, уже существующих офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Поделиться этой статьей

Оставить комментарий