Содержание:
Если тщательно не спланировать этап трансформации бумажных документов в электронную форму, можно столкнуться с серьезными проблемами, которые сведут на нет всю, уже выполненную работу. Не стоит тратить время на поиски в сети электронной копии, существующих в вашей компании бумажных документов, просто отсканируйте бумажные документы, и из полученных копий создайте электронные архивы. Если в вашей компании нет никакого архива, понадобится выполнить подготовительную работу, для начала ввести единый порядок хранения документов в каталогах, запретить хранить документы на компьютерах сотрудников, необходимо, чтобы в сети у каждого сотрудника был свой каталог для хранения документов.
Преимущества внедрения
Внедряя СЭД системы atlas-soft.ru на промышленном предприятии, необходимо выяснить возможности ее интеграции с системой автоматизации управления, которая уже существует на предприятии, т.к. многие сотрудники предприятий помимо основной работы, занимаются еще документацией (табель, наряд, чертежи). Желательно чтобы СЭД уже содержала средства для такой интеграции
В бизнесе очень важны понятия ответственности, это относится и к технологии, и к оптимальному выполнению бизнес-процесса, и к сохранности коммерческой тайны, поэтому необходимо документирование каждого этапа выполнения процесса. Чтобы иметь возможность изучения ошибок, или полезного опыта, по каждому проекту, даже спустя несколько лет, система документооборота должна обеспечивать возможность вернуться в прошлое и получить данные на любой конкретный момент.
Проблемы
Одной из проблем при внедрении системы электронного документооборота, может стать слабая подготовка кадров и консерватизм сотрудников. Для решения этой проблемы необходимо вести обучение сотрудников и проводить разъяснительную работу, чтобы объяснить цели, возможности и преимущества нововведений. Сотрудники компании должны понимать, что выиграет каждый из них от внедрения новой системы. Еще одно решение, способное помочь преодолеть негативное отношение коллектива, это найти в коллективе несколько энтузиастов, которые понимают плюсы от внедрения СЭД, и будут объяснять их остальным.
Другие моменты
Внедрение СЭД должно способствовать снижению непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и помочь сократить затраты на расходные материалы. И обеспечить координирование работ и коллективное взаимодействие на предприятии.
Перечислим преимущества, которые дает система документооборота:
- Электронный архив;
- Документооборот, управление;
- Обеспечение надежности учета и хранения документов;
- База знаний;
- Организация эффективной защиты информации.
Еще можно отнести к достоинствам СЭД – соблюдение конфиденциальности работы с документами сотрудников, распределение прав доступа пользователей в соответствии с их должностными обязанностями и статусом, а также возможность создать пароль пользователя, что дает возможность, при необходимости заменить сотрудника. Доступный и гибкий механизм проектирования маршрутов документов, заданий и поручений, позволяет предметному специалисту оптимально быстро настроить бизнес-процессы.
Это общий и далеко не полный перечень достоинств использования подобных систем, но так, как для каждой компании создается свой программный продукт, учитывающий специфику деятельности и потребности компании, то и преимущества в каждом конкретном случае будут свои, равно как и характеристики системы электронного документооборота. СЭД лучше заказывать под свою компанию, по персональному проекту, но если вы, все же решили выбрать из уже готовых, то приобретайте наиболее подходящую для вашего направления в бизнесе, если вы не можете сами определить класс необходимой системы, ее функционал, то обратитесь за помощью к консультанту.
